Trello : Votre allié pour simplifier le travail d’équipe

Trello est un logiciel SaaS qui permet d’organiser et suivre des projets collaboratifs.

Vous avez un projet de groupe à réaliser ? Vous souhaitez planifier et suivre l’avancement des projets de vos équipes ? Trello est une application qui pourrait optimiser vos méthodes de travail.

• Trello est utilisé par plus de 70 millions de personnes dans le monde
• Il permet de travailler efficacement en équipe
• Le logiciel propose des éléments simples pour une organisation claire
• Trello est une solution complète et facile à personnaliser
• Les offres d’abonnement varient entre 0 $ et 17,50 $

Qu’est ce que Trello ?

Trello est un outil SaaS de gestion de projet en ligne qui s’inspire de la méthode japonaise du Kaban.  Il permet d’organiser clairement ses projets grâce à des tableaux composés de listes et de tâches.

Créé en 2011 le logiciel a su séduire par sa simplicité et son efficacité. Il recense aujourd’hui plus de 70 millions d’utilisateurs à travers le monde. Racheté en 2017 par le géant de l’édition de logiciel Atlassian, il compte désormais parmi les incontournables de la gestion de projet.

Pourquoi se servir de ce logiciel de gestion de projet ?

Le travail en équipe n’est pas toujours simple à organiser. Entre les échanges de mails, les appels, les rendez-vous et autres tâches, il est parfois difficile de s’y retrouver. Trello est un outil simple mais d’une efficacité redoutable qui vous facilite la vie. Le logiciel permet :

• D’optimiser votre workflow
• De planifier efficacement vos tâches
• De communiquer avec les membres de vos équipes
• De suivre l’avancement d’un projet en temps réel
• De fixer des échéances

Trello est un outil qui va grandement simplifier votre façon de travailler en groupe. Pour en maîtriser les principales subtilités nous avons décidé de vous présenter les 3 éléments incontournables qui font sa force.

Les 3 éléments incontournables de l’outil

Extrêmement simples mais redoutablement efficaces, les 3 éléments incontournables de Trello sont :

• Les tableaux
• Les cartes
• Les listes

Les tableaux

Ils permettent une visualisation claire de chaque projet en cours. Chaque tableau correspond à un projet et contient toutes les informations essentielles relatives à celui-ci. Chacun à ses propres méthodes de travail. Pour encore plus de clarté Trello propose donc plusieurs types de visuels pour ses tableaux :

• Vue classique
• Vue tableur
• Vue calendrier
• Vue chronogramme
• Vue plan
• Vue tableau de bord

La vue classique

La vue classique consiste en une interface sur laquelle se situent des tableaux de type Kanban. Chaque tableau correspond à un projet et se divise en colonnes qui se divisent elles-mêmes en tâches. Cette vue est assez interactive et offre un aperçu clair et rapide de vos projets en cours.

La vue tableur

Comme son nom l’indique, cette vue permet de visualiser ses projets à la manière d’un tableur excel. Cela permet d’organiser, de trier et de filtrer ses tâches méthodiquement. Il est ainsi possible de ne sélectionner que celles qui sont pertinentes et d’avoir un aperçu sélectif du travail à réaliser.

La vue calendrier

Cette vue permet d’avoir un aperçu des tâches à réaliser au jour le jour. Elle est idéale pour s’organiser de manière optimale, heure par heure et respecter les échéances.

La vue chronogramme

La vue chronogramme permet d’avoir une visualisation temporelle de tous les projets en cours. A l’instar d’une frise chronologique, elle permet d’organiser ses projets et de repérer les éventuels chevauchements. Cette visualisation est idéale pour une organisation efficace et sans accrocs.

La vue cartographique

Aussi appelée “vue plan” elle permet une visualisation géographique des tâches à réaliser. Elle sera particulièrement appréciée par les métiers de terrain tels que :

• l’événementiel
• l’immobilier
• le BTP
• et plus encore…

La vue tableau de bord

La vue tableau de bord permet d’avoir un aperçu instantané de tous les indicateurs clés. Elle permet de voir en un clin d’œil :

• Les échéances
• Les chevauchements
• Les membres de l’équipe
• L’état d’avancement du projet

Cette vue est particulièrement appréciée des chefs d’équipe. Elle permet de parer les éventuels problèmes efficacement pour maintenir un workflow optimal.

La liste

Les listes correspondent aux colonnes des tableaux. Elles sont divisées en 3 catégories qui permettent de connaître l’avancement d’un projet :

• A faire
• En cours
• Terminé

Les cartes

Les cartes sont les éléments qui se situent dans les colonnes de chaque tableau. Chacune d’elles correspond à une tâche à réaliser et contient toutes les données nécessaires pour y parvenir. Elles peuvent être aisément déplacées en drag and drop dans les différentes colonnes du tableau. De nombreuses fonctionnalités y sont intégrées afin de les personnaliser et de les adapter au mieux à votre workflow :

• Badges de couleur
• Commentaires
• Catégories
• Assignation de membres de l’équipe
• Echéances
• Notifications
• Checklists
• Pièces jointes

Les 4 aspects secondaires (mais très utiles)

Trello propose, en plus de ses 3 éléments notoires, des aspects secondaires très appréciables :

• Gestion des droits d’accès
• Suivi rigoureux
• Power-ups et intégrations
• Automatisation grâce au système Butler

Gestion des droits d’accès

Lorsque l’on réalise un travail d’équipe, il est parfois souhaitable de réserver certaines données à un nombre restreint de personnes. Trello a bien compris cette nuance et propose différents niveaux de confidentialité :

• Public
• Equipe
• Privé

Ainsi, chacun peut s’organiser comme il l’entend et décider avec qui partager ses travaux.

Suivi rigoureux

La traçabilité est une composante majeure de l’application. C’est pourquoi Trello garde en archive une trace de toutes les opérations effectuées. De plus l’outil rend impossible la suppression d’une tâche. Cette fonction permet ainsi d’avoir un suivi précis de chaque opération réalisée.

2. Power-ups (Plugins) et intégration

Lors de la réalisation d’un projet, il est agréable d’avoir des outils qui s’adaptent à sa méthode de travail. Pour ce faire, Trello propose un environnement fluide et interactif entièrement personnalisable à l’aide de plugins. Cela permet d’avoir un outil entièrement adapté à ses besoins.

Vous trouverez parmi les plus utiles :

• Twitter
• Google Drive
• Jira
• Templates
• Dropbox

Automatisation

Vous en avez assez de perdre du temps avec des tâches chronophages ? Trello vous offre la possibilité de vous en débarrasser grâce à Butler. Le système d’automation marketing inclus permet de gagner un temps précieux. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur les tâches importantes. Butler couplé à certains power-ups, permet de :

• Créer des raccourcis
• Créer des règles spécifiques
• Déplacer automatiquement des cartes dans les listes
• Paramétrer des notifications automatiques
• Créer des boutons personnalisés
• Envoyer des mails automatiques

Les avantages de Trello

Si Trello a réussi à s’imposer en si peu de temps parmi les incontournables de l’organisation de projet c’est grâce à ses nombreux atouts. On compte notamment parmi les principaux :

• Une utilisation simple et intuitive
• Une personnalisation poussée grâce aux intégrations et plugins
• Une disponibilité multi-support
• Une traçabilité rigoureuse en temps réel
• Des données claires et compréhensibles
• Une disponibilité en plusieurs langues

Les inconvénients du logiciel

Comme la majorité des logiciels Trello peut montrer des limites sur certains points. Son principal défaut réside dans son incapacité à s’adapter aux projets volumineux. Lorsque plusieurs projets sont en cours, il est facile de s’y perdre au milieu de tous ces tableaux. On retient donc de cette faiblesse que Trello convient surtout aux TPE-PME et petits groupes de travail.

Tarifs et abonnements de Trello

Atlassian propose 3 formules pour son logiciel :

• Free
• Business Class – 10 $
• Enterprise – 17,50 $

La version gratuite

La version gratuite est amplement suffisante pour des projets de groupes de petite ampleur et permet d’accéder à :

• Des cartes illimitées
• Un stockage illimité
• 10 tableaux
• 1 plugin / tableau
• 50 commandes / mois
• 1 équipe
• L’application mobile

Business class

Cette offre, d’une valeur de 10 $, correspond aux équipes de taille moyenne (100 personnes max). Elle permet de réaliser plusieurs projets et donne notamment accès à :

• Des projets illimités
• Toutes les vues
• Des wallpapers personnalisés
• L’assistance premium
• Des plugins illimités

Enterprise

L’offre Enterprise, affichée au prix de 17,50 $, donne un accès complet à toutes les fonctionnalités de Trello. L’éditeur du logiciel met l’accent sur :

• Le contrôle
• La sécurité
• L’assistance

En résumé, Trello est un logiciel d’organisation de projet collaboratif relativement simple mais très efficace.

• Trello s’inspire de la méthode japonaise du Kanban
• Le logiciel permet d’optimiser l’organisation des projets de groupe
• L’outil se décompose en éléments simples pour une compréhension optimale
• Il est très complet et peut se personnaliser
• Les offres varient entre 0 $ et 17,50 $